Трейдфарма ЕООД, производство на плодови и зеленчукови консерви

Трейдфарма ЕООД, гр. Нови Пазар, е модерно предприятие за производство на висококачествени плодови, зеленчукови консерви и замразени плодове и зеленчуци. В производството е внедрена НАССР системата в съответствие със Закона за храните. Какви бяха потребностите на клиента при внедряването на  МАКС?


Ravema Fruct е регистрирана търговска марка на най-новото и модерно предприятие за производство на висококачествени плодови, зеленчукови консерви и замразени плодове и зеленчуци в гр. Нови пазар на фирма Трейдфарма ООД.                                                                                                                                                                                                                

Предприятието започва работа през 2015 г. и се състои от два модула:

  1. Модул за преработка, стерилизиране и консервиране на плодове, зеленчуци и готови ястия.
  2. Модул за сортиране и дълбоко замразяване на плодове и зеленчуци.

 

ПОТРЕБНОСТИ НА КЛИЕНТА 

Ръководството и ключовите служители търсят софтуерно решение, с което да решат проблеми в следните направления:                                                                                                                                                                                                   

  1. Проследяване на складови наличности в реално време
  2. Партидна проследяемост на материали, суровини, готови продукти
  3. Отчитане на всички производствени разходи, не само за суровини и материали
  4. Отчитане на всички останали разходи
  5. Формиране на пълна себестойност;
  6. Обхващане на производствените процеси във всички групи произвеждани продукти:

           »   Готови ястия

           »   Замразени плодове и зеленчуци

           »   Консерви

  1. Отчитане на пряк труд
  2. Експедиция на готови продукти, включително и износ
  3. Отговорно пазене на закупена вече продукция
  4. Разчети с клиенти и доставчици
  5. Касови разплащания и авансови отчети

 

СОФТУЕРЕН ИЗБОР

Трейдфарма избра да работи със софтуерно решение МАКС, модул Склад + Производство, заради неговата лесна адаптивност спрямо специфичните нужди на клиента и всеобхватност на предлагани функционалности, което позволява да се обхванат всички аспекти от дейността на предприятието (не само производствените) и да се достигне до едни реални резултати от функционирането му. Но ако трябва да конкретизираме, водеща за тях се оказа опцията за формиране на пълна себестойност на готовите изделия.                                                                                                                                                                                                                                  

                 

ВНЕДРЯВАНЕ

В процеса на внедряване възникваха редица специфични казуси, които намериха своето решение, чрез съществуващи вече функционалности в МАКС.

                                                                                                                                                                                                                         

                                                                                                                                                                                                                               

Казус 1: Разходи свързани с доставката

При сезонните плодове, каквито са например ягодите, доставката е съпроводена с извършване на редица разходи, които трябва да бъдат обхванати в софтуера и да увеличават покупната им цена – горива, комисионни, наеми на пунктове и др. Има назначени трима служителя, които отговарят за този процес и в края на всеки месец се отчитат, трябва да се проследяват и по лица извършените разходи, не само по вид.

Решение

В МАКС е обособено разходно звено „Разходи свързани с доставката“ и към него е създадена разходна партида за всеки служител, с разбивка по видове разходи. Чрез опцията, през складов документ да се отразяват и разходни фактури, потребителите на системата въвеждат всеки извършен разход, конкретизирайки неговия вид и служител, който го е извършил. Попълват се останалите реквизити като Доставчик, номер и дата на документ от доставчик, стойност. При запис на документа, сумите се отразяват по съответните разходни партиди на лицата.

В края на всеки месец, чрез процедура за разпределение на разходи, набраните суми по разходните партиди на служителите се отнесат в увеличение на покупната цена на доставените през месеца суровини, на база тяхното количество.

            

Казус 2: Фира при доставка     

При доставката на суровини в предприятието се извършва контролно претегляне и се установяват разлики спрямо количествата посочени в документите от доставчиците, това може да се дължи както от разлики в кантарите, така и на очаквана фира.    

Решение

При засклаждане на суровината с документ Складова разписка за доставка, за артикула, който се доставя се въвеждат реалните количества, тези които са установени при претегляне в предприятието и които остават за съхранение/влагане в производство. Кантарната разлика/фира се отразява като допълнение „Фира при доставка“ със съответстващите количества за всяка партида. В последствие винаги може да се изведе справка за тези разлики, както подробно по доставчици и партиди, така и сумарно.                                                                                                                                                                                                                            

Казус 3: Отчитане и проследяване на фира след сортиране

Закупува се определен сорт суровина и тя се разпада на 2 или повече продукта от същия или друг сорт. Технологичния процес при сортирането на плодовете (ягоди, малини) изисква след тяхното закупуване, те да бъдат шоково замразени за определено време, след което да започне сортиране по качество – 1во, 2ро и т.н и отново замразени, вече като готови продукти. При този процес се отчита разлика между доставеното количество суровина и количеството продукти по видове, след сортирането. Това е фира дължаща се както почистването и на премахнато негодно количество суровина, така и на моментното замразяване на плодовете-суровина. Тези разлики е необходимо да бъдат проследявани софтуерно, по конкретни партиди. Трябва да се следят и останалите разходи свързани с процеса.

Решение

В МАКС е създадено разходно звено Замразени плодове и към него са обособени под партиди по видове плодове (в случая суровината съвпада с готовия продукт като вид).

При изписване на суровината за сортиране се издава документ Искане за изписване на материали, в което се конкретизира разходното звено, напр. Разходи за ягоди и се изписват доставените количества от съответна партида, за които започва сортирането;

След приключване на процеса за заприхождаване на замразени готови продукти се издава Складова разписка за продукция, в нея се посочват като отделни продукти получените сортове и техните качества. Разликата между количеството изписани плодове, като суровина и количеството заприходени плодове, като продукти се отчита като Фира от сортиране. Тя се проследява по конкретни партиди съобразно продуктите – готовия продукт, наследява партидата на суровината, съответно и фирата се следи по същата партида.                                                                                                                                                                                                                                 

Казус 4: Изнесен Амбалаж

При изкупуване на плодове от производителите, често се налага да се предоставят празни фирмени касетки, които в последствие се връщат обратно със закупената суровина. Необходимо е във всеки един момент да се знае на кой, колко касетки са предоставени;

Решение

В МАКС е обособен виртуален склад „Изнесен Амбалаж“, към него се създава под склад за всеки производител. С документ Протокол за вътрешно преместване, предоставения амбалаж се прехвърля от фирмения склад за амбалаж към под склада на фирмата производител. Във всеки един момент на база справка има опция за проследяване, при кой, какви и колко касетки има.                                                                                                                                                                                                                                 

Казус 5: Разходи за проби

С цел обновяване на асортимента на готовите ястия за тестови цели се използват консерви от готовата продукция и се закупуват допълнителни суровини на дребно, необходимо е с използваните консервите да се намали наличността и да се проследи какво допълнително е закупено и използвано. Направените с тях изделия са за проби и нямат да намерят отражение като готов продукт.

От замразените плодове също периодично се взема около 200-300гр за лабораторни цели. Това също трябва да намери отражение в софтуера.

Решение

В МАКС е обособено разходно звено Разходи за проби. С документ Искане за изписване на материали се изписват, към него съответните количества готов продукт и допълнително закупени суровини. Самите суровини преди това се заприхождават в склада за суровини с Складова разписка за доставка.                                                                                                                                                                                                                                      

Казус 6: Преференциална цена за клиенти

За няколко клиента има обособена преференциална ценова листа, която е добре да се заложи за да не се въвежда/променя при всяка експедиция цената на продукцията за тях.

Решение

Преференциалната цена е въведена като втора продажна цена в МАКС. В картона на съответните клиенти е зададена съответната преференциална цена- 2ра. При издаване на документа за продажба на някой от тези клиенти, при избор на артикул се зарежда цената определена за него.                                                                                                                                                                                                                                     

Казус 7: Замяна на суровини

При производството на готови ястия и консерви, в някои случаи се налага замяна на суровината определена в разходната норма с друга. Създаване на отделни разходни норми за тези цели би било доста трудоемко.

Решение

В МАКС, в документ Нареждане за производство, от който се генерира и самото искане за изписване, в раздел Материали се използва опция за замяна на един артикул с друг т.е работи се с една рецепта и в процес на производството се отразяват разликите с нея. В справка тези разлики се проследяват.